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Comment se faire rembourser ses frais de véhicule ?

Comment se faire rembourser ses frais de véhicule ?

Pour vous faire rembourser vos frais de véhicule…

Pour les besoins de votre activité, vous utilisez votre véhicule personnel et vous faites rembourser vos frais par votre société. Une pratique très courante, mais qui doit respecter certaines règles pour ne pas être remise en question…

S’agissant du véhicule…

Une carte grise à votre nom… Pour vous faire rembourser vos frais, vous devez justifier du fait que vous êtes bien propriétaire ou locataire du véhicule.

… ou celui de votre conjoint. Les remboursements de frais ne seront pas remis en cause si le véhicule est au nom de votre conjoint ou de votre partenaire si vous êtes pacsés.

S’agissant des frais…

Un remboursement… Le remboursement peut se faire sur la base des frais réels, sur présentation des différents justificatifs tels que les notes de carburant. Mais le plus souvent, l’indemnisation est calculée sur la base d’un barème. C’est le même que celui utilisé par le salarié lambda pour la déclaration de ses frais réels à l’occasion du dépôt de sa déclaration de revenus. Concrètement, à vous de répertorier au fil du temps les missions réalisées dans le cadre des activités propres à la société et les kilomètres effectués. Puis en utilisant la formule adéquate, vous trouverez le montant dont elle vous est redevable : soit cette somme est réglée sans attendre (chèque ou virement bancaire), soit elle reste inscrite au crédit de votre compte courant d’associé en vue d’un remboursement ultérieur.

… non imposable. Ce remboursement n’est pas imposable pour vous, en tant que dirigeant. Et côté entreprise, ce montant constitue une charge déductible de son résultat taxable.

S’agissant des déplacements…

Des déplacements professionnels… Impossible de vous faire rembourser vos déplacements « domicile-entreprise » ! En aucune façon vous n’avez le droit comptabiliser ce type de trajets et en demander un remboursement en numéraire : cette somme serait qualifiable, d’un point de vue fiscal et social, d’avantage en nature, et donc imposable et soumise à cotisations sociales.

… à justifier minutieusement ! Relevez minutieusement vos déplacements aller-retour (en partance du siège social), leur nature, le client ou prospect concerné afin d’être prêt à tout justifier en cas de contrôle opéré par le fisc ou les organismes sociaux. Partant du principe qu’il s’agit de remboursement de frais non imposables, le dirigeant pourrait avoir la main lourde… d’où le risque de les voir scrutés à la loupe !

Bon à savoir. L’administration fiscale, se référant à la jurisprudence, a précisé que la justification pouvait être apportée par tous moyens mais à condition que soient au minimum précisés la date et l’objet de chaque déplacement indemnisé, ce qui nécessite, la tenue quotidienne d’un agenda précis et détaillé, indiquant notamment la nature de chaque déplacement, le nom et l’adresse des personnes rencontrées, l’objet de la rencontre, et bien sûr le nombre exact de kilomètres parcourus.

Attention ! Sachez que le non-respect de ces règles aurait pour effet de conférer un caractère forfaitaire aux indemnités perçues, ce qui les rendrait imposables.

Et aussi : les exigences du droit des sociétés. En application des dispositions des statuts qui prévoiront au profit du dirigeant cette possibilité de remboursement de ses « frais de route », faites un tour de table en présence des associés. La décision sera consignée sous forme de décision de l’associé unique (EURL, SASU), ou de procès-verbal suite à assemblée générale (SARL, SAS).

Le remboursement de vos frais de véhicule est une solution intéressante proposée au chef d’entreprise pour compléter sa rémunération sans impôts à payer… à condition notamment de ne vous faire rembourser que vos déplacements strictement professionnels et de savoir les justifier !

 

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